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說到OA系統，很多在職場混的人應該都深有體會。

什么是OA？

說白了就是辦公自動化系統。現在你但凡進一個公司，特別是稍微有點規模的，OA是標配，不是有沒有的問題，是你逃都逃不掉。

• 每天早上打開電腦的第一件事，不是看郵件，不是打開釘釘，而是先打個卡。

• 請假要在OA上提申請，報銷要OA上填單，發個通知都要掛OA走流程。

• 還有最經典的，“請A審批，B知會，C抄送，D備查”

• ——一堆人一眼看去你都不認識，但全都在流程里等你“確認”或“同意”。

你有沒有想過一個問題：中國企業為什么這么愛用OA？

是怕員工犯錯？怕流程混亂？還是，怕出問題了沒人背鍋？

咱今天就來好好聊聊這個事。

OA最初是干嘛的？

說白了就是為了讓辦公更高效、信息傳遞更流暢、流程管理更透明。

它該是這樣的：

• 讓請假、報銷、采購等流程更標準化；

• 讓審批記錄有據可查；

• 讓跨部門、跨區域的溝通不用天天跑腿；

• 讓文件傳遞和存檔變得電子化、自動化。

• 請個假要三層審批，層層簽字才敢走；

• 報個銷流程復雜到你寧愿自掏腰包；

• 抄送一堆人，沒人真正看，也沒人敢不看；

• 到了關鍵節點，一句“系統沒走流程”，所有責任就“誰也不擔”。

很多人以為，OA流程復雜，是為了防止出錯。 

比如采購不審批，可能多花錢；用印不登記，可能違規；請假不報批，影響排班……

這些說法聽上去有理，但往深里想——這真的是“防錯”嗎？

其實不是，更多是“防責”：

• 層層審批，是為了“責任轉移”： 一件事從主管審批、總監審批、到總經理，再到行政抄送、財務知會，流程越復雜，責任越分散。 誰都不會真正拍板，因為只要不是“我一個人決定的”，出了問題“大家都有份”。

• 抄送功能，是為了“留下痕跡”： 很多OA操作，最底部一行“抄送至：張三、李四、王五、全體部門成員”。 你要是問為啥這么多人？答：以防萬一，大家都看到，事出有因。 真有人仔細看嗎？大多數人點進去都在想“跟我有關嗎？不回是不是不合群？”

• 打卡制度，是為了“量化管理” ：表面是考勤，其實背后很多企業拿來當“績效指標”、“扣薪手段”。 一天晚到1分鐘，系統自動標紅，哪怕你是加班到凌晨的人，也別想不扣工資。

一句話總結： OA系統在中國很多企業，不是用來提高效率的，而是用來“劃分責任邊界”和“保障領導安全”的。怕的不是員工失誤，而是出了事后“沒人背鍋”。

你可能會問：別的國家也用OA，怎么中國企業這么沉迷？

因為中國企業的管理文化，有三個“潛規則”：

很多管理者的邏輯是：別出事，出事別怪我。

所以做任何事情，第一反應是“走流程”，而不是“怎么做更好”。 流程就像一張“護身符”，誰都怕事，誰都想留痕。

• 很多公司層級太多，一個主管做不了決定，要經理定；經理又說得問總監；

• 總監再說得請示總經理……

•  最后“決定權”不是由業務說了算，而是由“流程”說了算。

一層一層往上推，其實沒有人愿意真負責。 所以流程越多，說明這個公司越“缺乏信任”，也越“怕事”。

很多公司一旦涉及錢、人、合同、法律，第一反應不是“怎么解決”，而是“流程有沒有走完”、“有沒有漏洞”。

這就導致企業內部越來越官僚，越來越像政府單位。

做事先問流程，不問邏輯。 誰敢拍板？沒人。大家都靠OA系統“決定”是否可行。

要想把OA系統真正用好，關鍵不是軟件裝了多少功能，而是你有沒有想明白：

OA系統的核心作用是什么？

它是服務“業務”的，不是服務“甩鍋”的！

所以我們一個一個來詳細說。

這句話聽著簡單，但真做到的公司不多。

現實案例一：

• 請個假要審批三層，一層沒點，流程卡死 很多公司請假系統設置得非常復雜

• 說到底就是怕有人“偷假”。

• 但你想，一個人請半天年假，要不要動用到副總經理？

• 流程越長，事越小越浪費時間。公司不該“耗時防小錯”，應該“快速放權、集中盯大事”。

怎么改？

• 年假、調休、短假，由直屬上級審批即可；

• 系統內設置額度限制，比如“3天以內、預算內、金額不超標”的項目自動流轉；

• 日常辦公類采購，低于5000元的項目，不要層層審批，給團隊負責人額度授權。

你有沒有見過這種情況？一個事情沒人拍板，所有人都說：“你把流程走一下，我看看再說。”

啥意思？

不愿拍板，要看系統批得咋樣。最后你發現，系統批得也不是很明確，大家還是不動。然后就這樣拖著。

本質問題是：權責不匹配，大家都“假審批”

領導不想擔責，就說走流程；中層沒有授權，也只好“走個過場”；一線執行者等著指令，誰都不真做決定。

什么是權責明確？

• 誰對這個項目最清楚？就讓誰擁有“審批權”；

• 誰最靠近執行？就讓誰擁有“否決權”；

• 誰最擔后果？就讓誰擁有“拍板權”。

舉個例子：

• 設計部門請了個外包設計師，預算2000元，主管一看OK，直接通過，系統走完就付款；

• 如果非得財務經理、總經理、董事長都點一遍“同意”，其實就沒人對這事“真正負責”。

• 權責不清，只會制造“假責任”，大家都批過但沒人真正“確認”或“思考”，反而出了問題誰都能說：‘我就是批個流程啊’。

很多管理者把OA流程當成了“審批判斷”的替代品。

比如你問他：“為啥批了這個報價？” 他回答你：“系統流程都走完了啊。”

可你再追問：“你看過供應商資質沒？” 答不上來了。

這就說明他根本沒有真正判斷，而只是把審批當“流程動作”來完成，不是用專業在把關，而是在打卡式審批。

要命的是——出了問題，這種人還能理直氣壯地說：‘我是按流程走的，系統也沒報警’。

解決方案是：

• 在關鍵審批節點，加入“判斷責任提示”或者“風險提醒機制”，比如： 系統提示：“該供應商未通過資質驗證，是否仍要繼續？” 審批人需打勾確認“我已知曉并承擔判斷責任”，才能進入下一步；

• 對于重大事項，系統不光走流程，還得記錄“判斷說明”，比如：“選擇B供應商而非A，因報價合理、交期穩定”。

OA不能只記錄“流程經過”，更要記錄“判斷邏輯”。否則它就成了躲避思考的工具。

這是現在OA系統最“病態”的使用方式：

隨便一封申請抄送十幾個人，領導、同事、部門所有人、甚至連公司合伙人都被拖下水。

你問申請人：為啥抄送這么多人？ 答：怕漏了誰，到時候說沒通知；而且“抄送一下也不礙事”。

你問被抄送的人：你真看了嗎？ 答：沒時間看，也不知道為啥抄我。

這就形成了一個奇怪的局面： 一件事，大家都被知會了，但其實沒有一個人真正“了解”或者“負責”。

抄送變成了“甩鍋護身符”。

怎么辦？很簡單：

• 所有抄送欄設置成“限人制”，比如最多5人，超過要說明理由；

• 抄送人必須有“知情作用”，比如： 抄送人需在流程中做確認或補充說明； 系統提示：該抄送人是否為關鍵知情人？如否請刪除；

• 系統定期統計“抄送閱讀率”，讓濫用的人意識到這是資源浪費。

OA不是“通知越多越安全”，而是“通知精準才有效”。知情人越少，責任才越清晰。

很多人用OA，是出于“自保”的心態。

但一個組織如果人人都用流程自保，那最終就是

——大家都“看起來很努力”，但沒人真正“做了決策”。

所以要用好OA系統，必須從公司管理層開始“破冰”：

• 要讓管理者敢授權，別怕承擔；

• 要讓員工信任制度，而不是逃避判斷；

• 要讓系統做記錄的事，而不是替你判斷的事。

——The  End——