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項目經(jīng)理跨部門溝通的9個訣竅

fangfang
2023年8月12日 14:19 本文熱度 1224
:項目經(jīng)理跨部門溝通的9個訣竅


對項目經(jīng)理來說,跨部門溝通不良,可能會對項目造成嚴(yán)重影響。你認(rèn)為十萬火急的事,到了其他部門那竟然成了芝麻綠豆大的事。原本應(yīng)該合作解決的問題,到了跨部門會議上,又淪為各彈各的調(diào),找不到共識。

到底,在不同部門各有不同立場與利益的情況下,怎樣才能把話說清楚,把項目做好呢?以下幾點供你參考。

01
“利他心態(tài)”,找準(zhǔn)對方需求和利益點

1.判斷這件事是否溝通就能解決,若是,就繼續(xù)推進,若不是,就再想別的辦法解決。

2.所謂知己知彼,百戰(zhàn)不殆,提前了解對方的職位性格、過往、部門情況等。這樣就可以簡單地“拿捏”住對方。

3.明確對方的需求。如果不清楚對方需求是什么,就可以通過找突破口,通過部門其他熟悉的人切入,或者在非正式場合,找機會和對方直接面談來確認(rèn)對方真正要什么。

02
合作也要注重“用戶體驗"

在做某件事時,學(xué)會換位思考,注重用戶體驗,在溝通過程中,傳播信息的主要屬性應(yīng)該考慮到以下問題的答案:是否及時?是否相關(guān)? 是否便捷?

接收者希望能夠及時、全面又清晰地了解那些需要自己做事的信息。

在問題的陳述上,要集中在被優(yōu)先處理的信息上而不是分散的、流離失所的、丟失的信息,這樣對方就不會感到煩躁。

03
態(tài)度和情感交流也很重要

在溝通中,技巧可以讓一件事情變得邏輯性更強,看起來或者聽起來更合理,內(nèi)容可以讓表達(dá)變得更加真實,而態(tài)度則是讓你的溝通更有感染力,更加可信,三者缺一不可。

另外,平時聯(lián)絡(luò)感情也不可或缺。比如,平時小活動不斷,下班后的小聚會等,畢竟沒有什么事情是一頓火鍋解決不了的。

04
利用“價值”和“重要性”

有時候,對方不配合,不一定是在故意推卸責(zé)任,極有可能是你這件事在他那意義不大或者價值不高,也就是優(yōu)先級沒能排到靠前位置。當(dāng)然,也不排除你沒把這件事的重要性和緊急性跟對方說清楚。

05
追蹤過程并及時調(diào)整資源進度

需要跨部門配合的事,一定要提前約定好溝通進展,一旦出現(xiàn)異常,應(yīng)主動站出來,協(xié)調(diào)資源并向下推進。如果這件事的優(yōu)先級有調(diào)整,要及時和對方同步信息,以保障對方及時調(diào)整時間的重要級。

06
對于對方的付出給予肯定

在對方推進事情的過程中,公開場合下對方的上司或公司高管面前,都要給予對方肯定,表示這個項目之所以順利完成,很大程度上歸功于對方的配合、努力,以及扎實的基本功和優(yōu)秀能力等。畢竟沒有人不愛被贊揚。這樣做,愿意同你合作共事的人會越來越多。

07
要建立監(jiān)督機制

常常會遇到任務(wù)下達(dá)之后,時間節(jié)點到了,還有些數(shù)據(jù)沒有收集上來,不得不整天追在別人后邊催。不要經(jīng)常為了救火就去直接幫對方做。寧愿花1小時幫助對方來做,也不要花5分鐘自己完成,長久來看,這樣會給自己節(jié)約大量時間。

08
梳理流程明確崗位職責(zé)

跨部門溝通出問題,從流程上入手,看看流程上是否有疏忽的地方。

每個崗位員工都要有自己明確的崗位職責(zé),如果存在模糊地帶,要及時明確,做到權(quán)責(zé)分明和分工合理,需要共同協(xié)作完成的也需要明確協(xié)作的內(nèi)容由哪個部門的什么人負(fù)責(zé)。整體梳理出一條完整的跨部門協(xié)作工作流程,這樣做主要為了避免后期出現(xiàn)相互推諉、扯皮的情況。

09
開誠布公


凡事以誠實為上策,最忌欺騙、隱瞞事實,破壞信任關(guān)系。部門之間一旦缺乏信任,勢必會加重雙方防御心理,導(dǎo)致溝通時有所保留,甚至隱藏一些重要信息。建議做到以下幾點:

1
錯的不要解釋
2
務(wù)必不要爭執(zhí)
3
不打斷對方說話
4
始終保持微笑
5
出現(xiàn)問題及時同步信息

該文章在 2023/8/12 14:19:12 編輯過
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